ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA OGRANIČENIH ROKOVA ČUVANJA

Rokovi čuvanja računaju se od:

– godine nastanka, osnivanja, pohađanja ili polaganja ispita

– dana usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju)

– godine prestanka ugovornih i drugih obveza.

Nakon isteka predviđenih rokova mogu se izlučiti:

1. NAKON PEDESET GODINA OD GODINE NASTANKA:

– personalni listovi (dosjei) zaposlenika s prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obiteljske promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih knjižica, zahtjevi za mirovinu)

– predmeti i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazova­njem i stipendiranjem

– predmeti o nesrećama na radu

2. NAKON DESET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

– glavna financijska knjiga (kartice)

– dnevnik financijskog knjigovodstva

– obračun poreza na promet nekretnina

Predmeti i evidencije o zaposlenicima:

– predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon donoše­nja pravomoćne odluke, rješenja ili presude

– godišnje porezne evidencije (kartice) zaposlenika

– zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima

Ostalo:

– zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima

– građevinski dnevnici radova na vlastitim objektima

– građevinske k­njige radova na vlastitim objektima

– konačne situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima

– atesti strojeva, opreme, materijala i proizvoda

3. NAKON PET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

– k­njiga analitičkog knjigovodstva (kartice)

– k­njiga blagajne o dnevnom prometu gotovinom (knjiga kopija) 

– analitička evidencija osnovnih sredstava

– dnevnik analitičkog knjigovodstva

– dnevnik materijalnog knjigovodstva

– dnevnik pogonskog knjigovodstva

– ulazni i izlazni računi

– evidencija ulaznih i izlaznih računa

– nalozi za knjiženje (temeljnice)

– nalozi blagajni za isplatu i nalozi za naplatu

– inventurne liste

– k­njiga putnih naloga za motorno vozilo

– dokumentacija o osigura­nju imovine

– izvještaji banke o kreta­nju prometa (izvodi)

– rješe­nja o rashodova­nju opreme i inventara

– spisi i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaćanju poreza, carina i drugih poreza i doprinosa

– putni računi (troškovi) za službena putovanja

– blagajnička dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova

– obračuni plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)

– sudske i administrativne zabrane

Predmeti i evidencije o zaposlenicima:

– ugovori o djelu  i autorski ugovori

– predmeti disciplinskih postupaka (nakon dovršenja postupka)

– predmeti što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa

– prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim ispitima

– dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjenje svih radnih mjesta osim za ravnate­lje/direktore (čuva se trajno)

– predmeti i rješe­nja o pravu na prima­nje dječjeg doplatka

Ostalo:

– ugovori i prepiska u vezi s izdavanjem publikacija

– dopisivanje u vezi s prodajom i zamjenom publikacija

– rukopisi objavljenih napisa za publiciranje

– privremene situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima

– spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda

4. NAKON TRI GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

– kalkulacije proizvoda, cijena, radova i usluga

– troškovnici za radove i usluge

– dokumentacija o platnom prometu

– obračunski listovi osobnih dohodaka

– popisi konsignacija (popisi robe)

– periodični planovi rada ustanove ili poduzeća u tijeku godine

– periodični izvještaji o radu ustanove ili poduzeća u tijeku godine

– periodični obračuni poslova­nja ustanove  ili poduzeća u tijeku godine

– računovodstvena prepiska

– dokumentacija o kreditima nakon otplate

Ostalo:

– poštanske knjige i druge dostavne knjige

– tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti, opomene, informacije općeg karaktera

– potvrde, uvjerenja i izvodi ograničene važnosti kao i molbe za njihovo izdavanje 

– unutarnje dopisivanje

– prospekti, cjenici i informacije o opremi i drugim proizvodima

– evidencije o prisutnosti na radu

5. NAKON DVIJE GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

– otpremnice, dostavnice, prijemni listovi, povratnice

– izvještaji i doznake o bolovanju zaposlenika

– uplatnice o primljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (blagajnički blokovi)

– narudžbenice (blokovi)

– čekovni taloni o isplaćenoj gotovini

– izvještaji o izdanon potrošnom materijalu

– razni privremeni obračuni

– pomoćne evidencije, obračuni, tabele i drugi pomoćni materijali

– prodajni i kontrolni blokovi (kontrolne kasa trake)

– skladišne i slične evidencije

– obavijesti o izvodu otvorenih stavaka

Ostalo:

– rasporedi i rješenja o godišnjim odmorima

– multiplikati personalnih rješe­nja o zaposlenicima iz personalnih listova (dosjea)

– iskorišteni periodični izvještaji, planovi i statistički materijali čiji su podaci sačuvani u zbirnim pregledima

6. NAKON ISTEKA JEDNE GODINE OD GODINE NASTANKA:

– sporedni izborni materijal (glasački listići)

– anketni listići i drugi sporedni anketni materijali

– duplikati i multiplikati koji se nalaze u istoj ustanovi

– rasporedi nadzorne službe (dežurstva)

– vratarske evidencije o dolasku radnika na rad i kretanju stranaka