PRAVILNIK O RADU ČITAONICE DRŽAVNOG ARHIVA U ZAGREBU

I. OPĆE ODREDBE

 članak 1.

Ovim Pravilnikom određuju se mogućnosti i način rada i korištenja arhivskog gradiva, postupak i način naručivanja arhivskog gradiva za korištenje, postupak i način naručivanja izrade preslika izvornih dokumenata u čitaonici Državnog arhiva u Zagrebu (dalje, Arhiva).

 članak 2.

Arhivsko gradivo može se koristiti isključivo u čitaonici Arhiva i u uredu tajnika Arhiva osim u slučajevima predviđenim člancima od 22. do 27. Pravilnika o korištenju arhivskoga gradiva.

 članak 3.

 Čitaonica Arhiva otvorena je radnim danom, osim subote, od 9 do 14 sati.

 članak 4.

 Pravo na rad u čitaonici Arhiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima.

 članak 5.

Korisnici ne smiju arhivsko gradivo iznositi iz čitaonice Arhiva.

 članak 6.

U čitaonici Arhiva korisnicima stoje na raspolaganju arhivska obavijesna pomagala, katalozi knjiga knjižnice Arhiva te priručna knjižnica (referalna zbirka). Korištenje arhivskog gradiva i obavijesnih pomagala besplatno je. Za izradu preslika ili uporabu tehničke opreme Arhivu se plaća naknada.

 članak 7.

 U čitaonicu se smije unositi samo pisaći pribor i osobno računalo. Osobne stvari pohranjuju se na porti Arhiva.

članak 8.

U čitaonici je zabranjeno glasno razgovarati, koristiti mobitel ili na drugi način remetiti red i mir, te pušiti, jesti i piti,  ili koristiti predmete koji mogu na bilo koji način oštetiti arhivsko gradivo.

 članak 9.

U čitaonici Arhiva daju se obavijesti o arhivskom gradivu, podnose pismeni zahtjevi i narudžbe za korištenje arhivskog gradiva i narudžbe za izradu preslika izvornog arhivskog gradiva. Korisnici u čitaonici komuniciraju isključivo s dežurnim djelatnikom.

članak 10.

Dežurni djelatnik u čitaonici Arhiva dužan je korisniku pružiti obavijesti o arhivskim obavijesnim pomagalima, o načinu korištenja kataloga knjižnice Arhiva, o arhivskim fondovima i zbirkama pohranjenim u Arhivu, kao i o arhivskom gradivu izvan Arhiva, a koje sadrži podatke relevantne za korisnika, o postupku naručivanja arhivskog gradiva, o mogućnostima korištenja arhivskog gradiva i načinu rada s gradivom, o pravilnom citiranju korištenog arhivskog gradiva, o mogućnosti i načinu obilježavanja izvornog gradiva za izradu preslika te o mogućnosti i postupku izrade potvrda, uvjerenja i ovjerenih preslika.

članak 11.

Dežurni djelatnik odgovoran je za sigurnost arhivskog gradiva dok se ono nalazi u čitaonici i na izradi preslika, a tajnik dok se ono nalazi u tajništvu Arhiva. Dežurni djelatnik odgovoran je za održavanje reda i mira u čitaonici Arhiva. Dežurni djelatnik obvezno vodi evidencije korisnika, korištenog arhivskog gradiva i arhivskog gradiva koje ide na izradu preslika.

članak 12.

Skrbnici spremišta odgovorni su za sigurnost i pravovremenu dopremu arhivskoga gradiva iz spremišta u čitaonicu, odnosno tajništvo Arhiva, kao i za povratak arhivskoga gradiva na njegovo mjesto u spremištu Arhiva. Nije dopušteno odlaganje arhivskog gradiva po hodnicima spremišta.

članak 13.

U čitaonici se u jednom danu mogu dobiti na korištenje najviše tri (3) mikrofilmska svitka, tri (3) arhivske kutije ili svežnja te tri (3) knjige, ne računajući obavijesna i registraturna pomagala.

 članak 14.

Korištenje arhivskog gradiva može se privremeno uskratiti, odnosno odgoditi: a) ako je oštećeno, b) kada to gradivo već koristi drugi korisnik, c) kada je gradivo na stručnoj obradi, d) kada je gradivo na izradi fotopreslika, e) kada je gradivo na zaštitnom mikrofilmiranju, konzervaciji i restauraciji, f) kada je gradivo posuđeno za izložbe ili potrebe državnih i lokalnih tijela uprave i samouprave te sudova i iz drugih opravdanih razloga. Odluku o privremenoj uskrati, odnosno odgodi korištenja arhivskog gradiva iz stavka 1. ovog članka donosi ravnatelj Arhiva.

 II. POSTUPAK NARUČIVANJA ARHIVSKOG GRADIVA

 članak 15.

Za narudžbu arhivskoga gradiva korisnik u čitaonici ispunjava pismeni zahtjev na posebnom obrascu u kojem se obvezno upisuju osobni podaci, podaci o mjestu stanovanja, tema istraživanja, odnosno svrha korištenja i gradivo koje se traži na korištenje. Čitko i potpuno ispunjen i potpisan zahtjev korisnik predaje dežurnom djelatniku u čitaonici. Zahtjev se ispunjava za svaku novu narudžbu arhivskoga gradiva, odnosno za svaku temu ili predmet istraživanja i vrijedi do kraja istraživanja naručenog gradiva, određene do kraja istraživanja određene teme ili predmeta. Obrazac zahtjevnice za narudžbu arhivskog gradiva sastavni je dio ovog Pravilnika.

članak 16.

Zahtjevnicu za narudžbu gradiva potpisom odobrava ravnatelj Arhiva ili druga ovlaštena osoba i ona vrijedi kao dozvola za korištenje arhivskog gradiva. Odobrenje za korištenje gradiva daje se ako je moguće odmah, a najkasnije u roku od tri (3) dana od podnošenja zahtjeva. Odobrenje za korištenje arhivskoga gradiva vrijedi samo za osobu koja je podnijela zahtjev ili koju ona pismeno opunomoći.

članak 17.

U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivskoga gradiva Arhiv donosi pismeno rješenje. Žalba na rješenje iz stavka 1. ovog članka može se podnijeti ministru kulture.

članak 18.

Gradivo se izdaje na korištenje u pravilu trećeg dana nakon odobrenja zahtjeva za narudžbu arhivskog gradiva, a najkasnije za pet (5) dana, ukoliko je moguće, naročito imajući u vidu odredbe iz članka 14. ovog Pravilnika i raspoloživ prostor i tehničke mogućnosti u čitaonici Arhiva.

 III. KORIŠTENJE ARHIVSKOG GRADIVA

 članak 19.

Pri korištenju arhivskog gradiva korisnik je dužan poštovati upute dežurnog djelatnika u čitaonici.

 članak 20.

Korisnici su se dužni s najvećom pažnjom odnositi prema arhivskom gradivu da ga ne bi oštetili ili uništili. Nije se dozvoljeno naslanjati na gradivo, na njemu raditi bilješke ili preslike preko pausa, podcrtavati ili precrtavati tekst, savijati ili vlažiti listove, koristiti se arhivskom dokumentacijom kao podlogom za pisanje, poduzimati radnje koje bi mogle na bilo koji način ugroziti, oštetiti ili uništiti gradivo.

članak 21.

Korisnik ne smije mijenjati poredak spisa ni oznake na arhivskim kutijama, svežnjevima i knjigama. Ukoliko korisnik primijeti da je narušen poredak spisa, o tome  je  dužan  obavijestiti dežurnog djelatnika u čitaonici.

 članak 22.

Prije napuštanja čitaonice korisnik je dužan obavijestiti dežurnog djelatnika u čitaonici o nastavku ili prestanku rada na gradivu te ga rezervirati za idući dan ili ga vratiti. Ukoliko korisnik ne obavijesti dežurnog djelatnika o nastavku rada, a po isteku tri (3) dana nakon prestanka rada, smatrat će se da se odjavio, pa će gradivo biti vraćeno u spremište. U tom slučaju ponavlja se cijeli postupak naručivanja arhivskog gradiva.

IV. IZRADA PRESLIKA IZVORNIH DOKUMENATA

članak 23.

Za korisnike nije dopušteno izrađivati preslike obavijesnih pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki kao ni njihovih većih dijelova.

članak 24.

Preslici izvornih dokumenata izrađuju se u Arhivu, a prema tehničkim mogućnostima.

članak 25.

Korisnik je dužan čitko i potpuno ispuniti narudžbenicu za izradu preslika izvornog arhivskog gradiva  i predati je dežurnom djelatniku. Narudžbenicu za izradu preslika potpisom odobrava ravnatelj Arhiva ili za to ovlaštena osoba. Obrazac narudžbenice za izradu preslika izvornih dokumenata dio je ovog Pravilnika.

 članak 26.

Kod izbora i načina obilježavanja dokumenata za izradu preslika, uz prethodnu najavu, korisnici su se dužni pridržavati uputa dežurnog djelatnika u čitaonici Arhiva.

članak 27.

Nakon predaje narudžbenice za izradu preslika korisniku će se izraditi u istom danu preslici najviše dvaju (2) izvornih dokumenata i izdati istog dana od 10 do 14 sati. Preslici više od dvaju (2) izvornih dokumenata izdaju se, u pravilu, dan nakon što su naručeni, a prema kapacitetu i tehničkim mogućnostima Arhiva. U slučaju narudžbe za izradu preslika većeg broja izvornih dokumenata, preslici će se izdati u roku dogovorenom s dežurnim djelatnikom, a koji ne može biti dulji od trideset (30) dana.

članak 28.

Reklamacije na kakvoću izrađenih preslika podnose se dežurnom djelatniku, u pravilu, istog dana kad su podignute. U opravdanom slučaju izraditi će se novi preslici na trošak Arhiva.

članak 29.

Za izradu preslika i uporabu posebne tehnike Arhivu se plaća naknada  utvrđena Cjenikom Državnog arhiva u Zagrebu, dok Ministarstvo kulture ne donese Cjenik usluga državnih arhiva.

V. OBVEZE KORISNIKA

članak 30.

Ako korisnik na bilo koji način ošteti arhivsko gradivo koje mu je dano na korištenje, dužan je nadoknaditi nastalu štetu.

članak 31.

Oštećivanje, uništavanje, otuđenje ili pokušaj otuđivanja arhivskog gradiva kazneno je djelo prema odredbama Kaznenog zakona Republike Hrvatske.

članak 32.

Za svaku štetu ili povredu nečijeg prava nastalu korištenjem arhivskog, odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje arhivskog gradiva. Korisnik arhivskoga gradiva osobno je odgovoran u slučaju povrede odredaba Zakona o autorskom pravu.

članak 33. 

Korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno navesti naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenog gradiva.

 članak 34.

Za objavljivanje arhivskoga gradiva korisnik je obvezan pismeno zatražiti posebno odobrenje ravnatelja Arhiva.

 članak 35.

Korisnik je obvezan dostaviti knjižnici Arhiva čijim se gradivom koristio po dva (2) primjerka svojih stručnih ili znanstvenih radova, odnosno knjiga nastalih na temelju korištenog arhivskoga gradiva Arhiva.

VI. ZAVRŠNE ODREDBE

članak 36.

Potpisom na zahtjevnici za korištenje arhivskog gradiva korisnik se obvezuje da će se pridržavati odredbi Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva (NN, 67/99.) i Pravilnika o radu čitaonice Državnog arhiva u Zagrebu, a koji su javno objavljeni u Narodnim novinama i na oglasnoj ploči Arhiva.

članak 37.

 Korisniku koji se ne pridržava ovog Pravilnika i Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva uskratiti će se korištenje arhivskog gradiva.

 članak 38.

Odredbe ovog Pravilnika odnose se i na korištenje knjižne građe knjižnice Državnog arhiva u Zagrebu.